De veertiendagenbrief: hoe hij moet, en wat er misgaat als je hem fout stuurt

Wat is de veertiendagenbrief, en voor wie is hij verplicht?

Een wettelijk verplichte laatste aanmaning aan een consument, voordat je buitengerechtelijke incassokosten mag rekenen. De regel staat in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. Die zegt: incassokosten zijn pas verschuldigd nadat de schuldenaar die geen bedrijf uitoefent vruchteloos is aangemaand om binnen veertien dagen te betalen. Het verzuim moet dan al zijn ingetreden, de termijn begint op de dag na de aanmaning, en in de brief staan de gevolgen van niet-betalen, met het bedrag van de kosten erbij.

De brief is alleen verplicht tegenover consumenten: mensen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Tegenover een zakelijke klant mag je de incassokosten rekenen zodra het verzuim is ingetreden en je incassohandelingen hebt verricht; daar hoeft geen veertiendagenbrief aan vooraf te gaan, al is een aanmaning ook daar verstandig.

De bedoeling van de regel is bescherming: een consument krijgt één duidelijke, laatste kans om zonder extra kosten te betalen, en weet vooraf precies wat het hem kost als hij dat niet doet. Het begrip veertiendagenbrief op deze site geeft de definitie en de staffel.

• Artikel 6:96 lid 6 BW: eerst aanmanen met veertien dagen, dan pas kosten.
• Alleen verplicht tegenover consumenten.
• Doel: één laatste kans, met het bedrag erbij.

Wat moet er letterlijk in staan?

Vier dingen. Om welke vordering het gaat: het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum die is verstreken. Dat de consument nog veertien dagen krijgt om te betalen, en dat die termijn begint op de dag na ontvangst van de brief. Wat het gevolg is als hij niet binnen die termijn betaalt: dat hij dan incassokosten verschuldigd wordt. En hoe hoog die kosten dan zijn, als concreet bedrag, berekend volgens de wettelijke staffel.

Dat bedrag is het onderdeel dat het vaakst ontbreekt of fout staat. Het is niet genoeg om te schrijven dat er kosten volgen; de wet eist dat het bedrag vermeld is. Bereken het uit de hoofdsom: 15% over de eerste 2.500 euro, en zo verder volgens de staffel, met een minimum van 40 euro. Over een factuur van 300 euro is het dus 45 euro; over een factuur van 150 euro het minimum van 40 euro. Rekent je klant geen btw over jouw diensten omdat hij consument is, dan mag je over de incassokosten alleen btw rekenen als je die zelf niet kunt verrekenen, en dat moet je dan in de brief verklaren.

Verder gelden de gewone eisen aan een zakelijke brief: je naam, de datum, hoe er betaald kan worden. Houd de toon zakelijk. Een dreigende brief werkt niet beter en staat slechter in een dossier.

• De vordering, de termijn van veertien dagen na ontvangst, het gevolg, het bedrag.
• Het bedrag concreet, volgens de staffel, minimaal 40 euro.
• Btw over de kosten alleen als je die niet kunt verrekenen, met verklaring.

Wanneer beginnen de veertien dagen?

Op de dag na de dag waarop de consument de brief heeft ontvangen. Niet op de dag van verzending, niet op de dagtekening van de brief, en niet op de dag van ontvangst zelf. De Hoge Raad heeft dat in 2016 bevestigd: de termijn van veertien dagen vangt aan op de dag na ontvangst, en een brief die een kortere of anders berekende termijn noemt, voldoet niet aan de wet.

Dat heeft gevolgen voor de formulering. Schrijf niet “binnen veertien dagen na dagtekening” of “voor 20 september”, want dan heb je de termijn zelf berekend en kan hij te kort blijken. Schrijf de termijn zoals de wet hem bedoelt: dat de consument binnen veertien dagen vanaf de dag na ontvangst van deze brief kan betalen. Wil je toch een datum noemen, neem dan ruim: een datum die ook bij een late bezorging nog minstens veertien dagen na ontvangst ligt.

En stuur de brief pas als het verzuim is ingetreden. Een veertiendagenbrief die vóór de vervaldatum of vóór een nodige ingebrekestelling wordt verstuurd, is te vroeg en heeft geen werking. Het artikel over betaaltermijn en verzuim legt uit wanneer een consument in verzuim is.

• De dag na ontvangst; niet verzending, dagtekening of ontvangst zelf.
• Formuleer als in de wet; een zelf berekende datum is een risico.
• Pas versturen als het verzuim is ingetreden.

Wie moet bewijzen dat de brief is aangekomen?

Jij. Vorder je bij de rechter incassokosten van een consument, dan moet je drie dingen stellen en zo nodig bewijzen. Dat de veertiendagenbrief is verzonden. Dat en op welke dag hij op zijn laatst is ontvangen. En dat de veertien dagen daarna zijn verstreken zonder betaling. Betwist de consument de ontvangst, dan is het aan jou om aannemelijk te maken dat de brief is aangekomen.

Dat pleit voor een verzendwijze met bewijs. Per post is dat een aangetekende brief of een brief met ontvangstbevestiging; per e-mail een bericht naar een adres dat de consument zelf voor de overeenkomst gebruikte, met een leesbevestiging of een antwoord als bewijs. Veel ondernemers sturen de brief op twee manieren tegelijk, per post en per e-mail, en bewaren van beide het verzendbewijs.

Bewaar de brief zelf, het verzendbewijs, de ontvangstbevestiging en een notitie van de dag waarop je de veertien dagen liet beginnen. Dat dossier is klein en het is het verschil tussen een vordering die standhoudt en een die op de kosten strandt.

• De schuldeiser bewijst verzending, ontvangst en het verstrijken van de termijn.
• Aangetekend, met ontvangstbevestiging, of per e-mail met bewijs; vaak beide.
• Een klein dossier per brief: brief, verzendbewijs, ontvangst, startdag.

Welke fouten kosten je het recht op incassokosten?

Het bedrag niet noemen, of een verkeerd bedrag noemen, bijvoorbeeld hoger dan de staffel toestaat. De termijn te kort of verkeerd berekenen, met een datum die bij late bezorging niet meer veertien dagen na ontvangst ligt. De brief versturen voordat de consument in verzuim is. De ontvangst niet kunnen bewijzen. En de brief sturen aan een zakelijke klant en denken dat hij daar verplicht is, wat hij niet is, maar dat is geen fout die iets kost.

Een brief die niet aan de eisen voldoet, heeft niet het rechtsgevolg dat de wet eraan verbindt: de consument wordt geen incassokosten verschuldigd, ook niet als hij daarna nog steeds niet betaalt. De factuur zelf blijft verschuldigd en de rente loopt, maar de kosten van het innen zijn dan voor jou. Herstellen kan alleen door een nieuwe, juiste brief te sturen en opnieuw veertien dagen te wachten.

De les is eenvoudig: gebruik een vaste tekst die aan de vier eisen voldoet, bereken het bedrag met de staffel, verstuur met bewijs, en wacht. Een administratieplatform dat de brief in de juiste vorm klaarzet, neemt de eerste twee fouten weg; de derde en vierde blijven bij jou.

• Geen of een fout bedrag, een te korte termijn, te vroeg verstuurd, ontvangst niet te bewijzen.
• Gevolg: geen incassokosten, wel nog de factuur en de rente.
• Herstel: nieuwe brief, opnieuw veertien dagen.

Wat doe je na de veertien dagen?

Betaalt de consument binnen de termijn de hoofdsom, dan is hij geen incassokosten verschuldigd, ook niet als hij de rente niet meebetaalde; de veertiendagenbrief gaat over de hoofdsom. Betaalt hij niet, dan zijn de incassokosten vanaf de dag na het verstrijken van de termijn verschuldigd, en mag je ze bij de volgende stap in rekening brengen.

Die volgende stap is een laatste aanmaning met hoofdsom, rente en kosten, of het overdragen van de vordering aan een incassopartij, die dezelfde staffel moet hanteren. Bij een echt geschil over de levering is de gang naar een jurist of de rechter de weg, en dan telt het dossier dat je hebt opgebouwd: de factuur, de herinnering, de veertiendagenbrief en het bewijs van ontvangst.

En kijk terug op het proces. Een veertiendagenbrief is een teken dat er eerder iets misging: een onduidelijke factuur, een gemiste herinnering, een klant die je beter had kunnen leren kennen. Het artikel over betaaltermijn en verzuim beschrijft hoe je het volgende keer voorkomt.

• Betaald binnen de termijn: geen kosten, ook zonder de rente.
• Niet betaald: kosten verschuldigd, dan laatste aanmaning of incasso.
• Het dossier telt; en de brief is een teken om het proces te verbeteren.

Bronnen

Nagelopen op 5 september 2026. De staffel komt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en van de Rijksoverheid; de regel over de aanvang van de termijn en de bewijslast uit de rechtspraak van de Hoge Raad, aangehaald via Cassatieblog. De wettekst zelf is via wetten.overheid.nl na te lezen.

• Rijksoverheid, hoeveel betaal ik voor incassokosten
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten
• wetten.overheid.nl, artikel 6:96 lid 6 BW
• Hoge Raad 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704
• Cassatieblog, de veertiendagenbrief en het bewijs van ontvangst

Verder lezen

Drie plekken die hierop aansluiten.