Hoe werkt de aanmaning?
Het onderscheid zit in de vraag of er een handelsovereenkomst is, dus een overeenkomst tussen ondernemingen onderling of tussen een onderneming en een overheidsinstantie. Is dat zo, dan treedt het verzuim van rechtswege in vanaf de dag na de afgesproken vervaldag, en is er geen aanmaning nodig om de rente en de vaste vergoeding te laten lopen. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt een termijn van dertig dagen na ontvangst van de factuur.
Bij een particulier ligt de drempel hoger, en dat is met opzet zo. De wet beschermt de consument tegen incassokosten die hij niet zag aankomen, en verbindt daaraan een brief met een termijn van veertien dagen en een aankondiging van de kosten. Die brief heeft een eigen naam en eigen vormeisen; hij staat apart uitgelegd, want daar gaat in de praktijk het meeste mis.
De hoogte van de kosten volgt in beide gevallen dezelfde wettelijke staffel. Die begint met 15 procent over de eerste 2.500 euro van de hoofdsom, met een minimum van 40 euro. Daarna 10 procent over de volgende 2.500, 5 procent over de volgende 5.000 en 1 procent over de volgende 190.000. Over het meerdere geldt een half procent, met een maximum van 6.775 euro. Die bedragen staan sinds 1 juli 2012 onveranderd in het besluit en er loopt geen indexering op. Bij een zakelijke klant is het minimum van 40 euro tegelijk de vaste vergoeding die je zonder verdere onderbouwing mag rekenen.
Over de btw op die kosten bestaat een wijdverbreid misverstand, en het loont om het goed te hebben. De verhoging met btw is geen opslag die je altijd mag rekenen maar een compensatie voor btw die een ander jou in rekening brengt. Zij is alleen aan de orde als je de vordering uitbesteedt aan een partij die btw rekent, zoals een incassobureau, en je die btw zelf niet kunt verrekenen. Maan je zelf aan met een eigen brief, dan is er geen btw-belaste dienst en dus geen verhoging, ook niet als je onder de kleineondernemersregeling valt. En bij een particulier geldt: wat niet in de veertiendagenbrief stond, kun je later niet meer vorderen.
Waar staat de aanmaning in de wet?
Deze vindplaatsen komen uit de vakdossiers die op 31 augustus 2026 zijn nagelopen. Let op het verschil dat in een geschil groot wordt: een wetsartikel bij een waarde is een vindplaats van die waarde en geen onderbouwing van de toepassing in jouw situatie.
- artikel 6:96 lid 4 BWgeeft bij een handelsovereenkomst recht op een vaste vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten, zonder dat daarvoor een aanmaning nodig is
- artikel 6:96 lid 6 BWeist bij een consument eerst een brief met een termijn van veertien dagen voordat er incassokosten in rekening mogen worden gebracht
- artikel 6:119a lid 2 BWlaat de handelsrente lopen vanaf de dag na de vervaldag, of dertig dagen na ontvangst van de factuur als er geen termijn is afgesproken
- artikel 2 Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokostengeeft de staffel met de percentages per schijf, het minimum van 40 euro, het maximum van 6.775 euro en de voorwaarden voor de verhoging met btw
De links gaan naar de wettekst op wetten.overheid.nl, in de versie die op 24 september 2026 gold.
Wat doet basestep met de aanmaning?
De aanmaanketen zit in het platform, en het debiteurtype op de klantkaart bepaalt welke van de twee sporen hij loopt. Een KVK-nummer of btw-identificatienummer maakt een klant zakelijk; staat er geen van beide, dan volgt de keten het consumentenspoor, want dat is het strengste. Een aanmaning vertrekt nooit vanzelf: het platform stelt de brief voor, rekent de bedragen uit en legt de handeling vast, en jij verstuurt hem.
Alle berekeningen, uitleg en signalen in basestep zijn rekenondersteuning en instructie, geen fiscaal of juridisch advies. Bedragen zijn ramingen op basis van je eigen invoer; de Belastingdienst stelt de aanslag vast.
Waar gaat het mis bij de aanmaning?
Twee fouten die je in de praktijk het vaakst tegenkomt bij dit begrip, met wat ze je kosten.
Een particulier aanmanen zonder de juiste brief
Een gewone aanmaning aan een consument geeft je geen recht op incassokosten. Daarvoor is de brief met de termijn van veertien dagen nodig, en die moet aan vormeisen voldoen. Doe je het verkeerd, dan ben je het recht op de kosten volledig kwijt.
Denken dat de rente pas gaat lopen na je brief
Bij een zakelijke klant loopt de handelsrente al vanaf de dag na de vervaldag. Wachten met aanmanen kost je dus geen rente, maar wel tijd en overzicht.
Twijfelen over het type en dan het soepele spoor kiezen
Een eenmanszaak zonder KVK-nummer op de factuur ziet er in je administratie uit als een particulier. Behandel hem dan ook zo. Te streng behandelen kost je hooguit de vaste vergoeding; te soepel behandelen kost je het hele recht op kosten.
Btw over de incassokosten rekenen zonder incassobureau
De verhoging met btw compenseert btw die een ander jou rekent. Stuur je zelf een brief, dan is er niets te compenseren en mag de verhoging er niet bij, ook niet als je de btw normaal niet kunt verrekenen.
Verder lezen
Drie plekken waar dit begrip aan vastzit, binnen deze bank en daarbuiten.