Btw-aangifte doen voor de eerste keer, rubriek voor rubriek

Wanneer doe je aangifte, en wanneer moet hij binnen zijn?

Meestal per kwartaal. Na je inschrijving bij KVK laat de Belastingdienst weten of zij je als ondernemer voor de btw ziet en over welk tijdvak je aangifte doet; voor een startende eenmanszaak is dat bijna altijd het kwartaal. Je krijgt dan elk jaar een brief met alle tijdvakken, de uiterste datums en de betalingskenmerken, en diezelfde datums staan in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

De aangifte en de betaling moeten binnen zijn op de laatste dag van de maand na het kwartaal. Voor 2026: het eerste kwartaal uiterlijk 30 april, het tweede uiterlijk 31 juli, het derde uiterlijk 31 oktober, en het vierde kwartaal uiterlijk 31 januari 2027. Let op dat de betaling ook op tijd op de rekening van de Belastingdienst moet staan; een overboeking op de laatste dag is laat.

Een ander tijdvak kan. Per maand als je dat aanvraagt, en per jaar alleen als je aan alle voorwaarden voldoet, waaronder minder dan 1.883 euro btw per jaar betalen en geen artikel 23-vergunning hebben. Een wijziging vraag je schriftelijk aan bij je belastingkantoor; de Belastingdienst antwoordt binnen zes weken en de wijziging gaat in met het volgende tijdvak.

• Kwartaal is de standaard; de brief en Mijn Belastingdienst Zakelijk noemen de datums.
• 2026: 30 april, 31 juli, 31 oktober, en 31 januari 2027 voor het vierde kwartaal.
• Betaling moet op tijd op hun rekening staan, niet alleen overgemaakt zijn.

Wat heb je nodig voordat je begint?

Drie dingen. Ten eerste alle facturen die je in het kwartaal hebt verstuurd, met per factuur het bedrag zonder btw en het btw-bedrag. Ten tweede alle facturen en bonnen van zakelijke kosten die je in het kwartaal hebt ontvangen, met het btw-bedrag erop; alleen daarvan mag je de btw terugvragen, en alleen als de factuur aan de eisen voldoet. Ten derde je inloggegevens voor Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Het bedrag dat telt is de factuurdatum, niet de betaaldatum. Een factuur die je op 28 maart stuurde en die in april betaald werd, hoort in het eerste kwartaal. Dat heet het factuurstelsel en het is de standaard voor wie aan bedrijven levert. Lever je vooral aan particulieren, dan kan het kasstelsel gelden en tel je op de betaaldatum; de Belastingdienst zegt je welk stelsel voor jou geldt.

Wie een administratieplatform gebruikt, heeft de vier getallen al klaar staan als de facturen en bonnen erin zitten. Dat scheelt het optellen niet alleen in tijd, maar ook in fouten: een factuur die je vergat te boeken, mis je ook in je aangifte.

• Verstuurde facturen, ontvangen facturen en bonnen, inloggegevens.
• De factuurdatum telt, niet de betaaldatum (factuurstelsel).
• Een platform dat de vier getallen klaarzet, voorkomt het optelwerk en de vergeten factuur.

Wat vul je in bij rubriek 1: je omzet in Nederland?

Bij rubriek 1a vul je links je omzet in waarover je 21% btw rekende, zonder de btw, en rechts de btw die je daarover berekende. Het rekenvoorbeeld van de Belastingdienst: drie facturen van 2.000 euro zonder btw in een kwartaal, elk met 420 euro btw, geeft links 6.000 en rechts 1.260. Rubriek 1b werkt hetzelfde voor omzet met het verlaagde tarief van 9%, bijvoorbeeld voor boeken of levensmiddelen; voor de meeste diensten van een maker is 1b leeg.

Rubriek 1e is voor omzet met 0% of omzet die niet bij jou belast is, en rubriek 1c en 1d voor bijzondere regelingen die een startende eenmanszaak zelden raken. Rond de bedragen af op hele euro's; de aangifte werkt met hele euro's.

Het bedrag rechts hoeft niet exact 21% van het bedrag links te zijn, want je telt de btw op van je facturen en die zijn per factuur afgerond. Een klein verschil is normaal. Een groot verschil betekent dat er een factuur ontbreekt of dubbel staat.

• 1a: omzet zonder btw links, de berekende btw rechts, voor het tarief van 21%.
• 1b: hetzelfde voor 9%; 1e voor 0%; 1c en 1d zelden.
• Hele euro's; een klein verschil door afronding is normaal.

Wat vul je in bij rubriek 5: de voorbelasting en het saldo?

Rubriek 5a toont het totaal van de btw die je verschuldigd bent uit de rubrieken erboven; dat rekent het formulier zelf uit. Bij rubriek 5b vul je de voorbelasting in: de Nederlandse btw op goederen en diensten die je voor je onderneming hebt gekocht, zoals software, een laptop, een boekhouder of hosting bij een Nederlandse aanbieder. Die mag je aftrekken als je een factuur hebt die aan de eisen voldoet en de kosten voor je onderneming zijn. Het begrip voorbelasting op deze site legt de voorwaarden uit.

Het saldo is 5a min 5b. Is het positief, dan betaal je dat bedrag; is het negatief, dan krijg je het terug. In het rekenvoorbeeld: 1.260 verschuldigd, 420 voorbelasting, 840 te betalen. Je betaalt met het betalingskenmerk uit de brief of uit Mijn Belastingdienst Zakelijk, want zonder kenmerk kan de Belastingdienst je betaling niet aan je aangifte koppelen.

Voor btw op kosten uit andere EU-landen (bijvoorbeeld een softwareabonnement bij een buitenlandse aanbieder waar de btw naar jou verlegd is) geldt een andere route via rubriek 4 en dan weer 5b. Dat komt bij een eerste aangifte al vaak voor, juist bij makers met AI-abonnementen; het begrip verlegde btw legt het uit.

• 5a: het totaal verschuldigd, uitgerekend door het formulier.
• 5b: de Nederlandse btw op je zakelijke kosten, met factuur.
• 5a min 5b: betalen of terugkrijgen, altijd met betalingskenmerk.

Welke rubrieken laat je meestal leeg?

Rubriek 2 (verleggingsregelingen binnen Nederland) laat je leeg tenzij je in een branche werkt waar de btw naar de afnemer verlegd wordt, zoals de bouw. Rubriek 3 gaat over leveringen en diensten naar het buitenland: aan een bedrijf in een ander EU-land (3b, dan hoort er ook een opgaaf intracommunautaire prestaties bij) of buiten de EU (3a). Rubriek 4 gaat over wat je uit het buitenland hebt gekocht en waarover jij de btw moet aangeven, wat bij buitenlandse softwareabonnementen dus wel voorkomt.

Wie alleen in Nederland aan Nederlandse klanten levert en alleen bij Nederlandse aanbieders koopt, vult 1a en 5b in en laat de rest leeg. Zodra er een buitenlandse klant of een buitenlands abonnement bijkomt, komt er een rubriek bij, en dat is het moment om het begrip erover te lezen of iemand te vragen.

Laat een rubriek nooit op nul zetten omdat je hem niet begrijpt terwijl er wel iets in hoort. Een lege rubriek die gevuld had moeten zijn, corrigeer je met een suppletie, en dat is meer werk dan het even opzoeken vooraf.

• Rubriek 2: alleen bij verlegging binnen Nederland.
• Rubriek 3 en 4: buitenland, verkoop en inkoop; komt met AI-abonnementen sneller dan je denkt.
• Alleen Nederland: 1a en 5b, de rest leeg.

Welke fouten komen bij een eerste aangifte het vaakst voor?

Het bedrag inclusief btw invullen bij de omzet, terwijl daar het bedrag zonder btw hoort. De btw van een bon terugvragen die geen geldige factuur is, of van een uitgave die deels privé was. Een factuur meetellen op de betaaldatum in plaats van de factuurdatum. De aangifte wel indienen maar niet betalen, of betalen zonder betalingskenmerk. En de aangifte overslaan omdat er geen omzet was: een nulaangifte is ook een aangifte, en het niet indienen ervan levert een boete op.

Twee fouten zijn specifiek voor makers. De eerste: btw terugvragen over een buitenlands abonnement alsof het Nederlandse btw was. Op zo'n factuur staat meestal geen Nederlandse btw maar een verleggingsvermelding, en dan hoort het bij rubriek 4. De tweede: meedoen aan de kleineondernemersregeling en toch btw op facturen zetten of terugvragen. Met die regeling doe je juist geen aangifte; het artikel erover legt uit wanneer dat past.

Alle fouten zijn te herstellen. Een fout in een aangifte die al ingediend is, corrigeer je met een suppletie als het verschil groter is dan 1.000 euro, en anders in de volgende aangifte. Het begrip suppletie op deze site beschrijft hoe.

• Omzet zonder btw invullen, alleen geldige facturen terugvragen, op factuurdatum tellen.
• Ook bij nul omzet aangifte doen; betalen met kenmerk.
• Buitenlandse abonnementen horen bij rubriek 4; met de KOR doe je geen aangifte.

Wat doe je na het indienen?

Je bewaart de aangifte zelf, de bevestiging en de onderbouwing: de lijst van facturen die bij 1a hoorden, de lijst van bonnen die bij 5b hoorden, en het bewijs van betaling. Dat valt onder de bewaarplicht van zeven jaar en het is wat je laat zien als de Belastingdienst een vraag stelt. Een aangifte zonder onderbouwing is een getal zonder verhaal.

Zet daarna de btw van het volgende kwartaal apart zodra hij binnenkomt. De btw op je facturen is nooit van jou geweest; wie hem op de gewone rekening laat staan, geeft hem uit en moet hem in de maand na het kwartaal alsnog vinden. Een aparte rekening of een vaste reservering per betaalde factuur lost dat op. Het artikel over opzij zetten gaat daarover.

En noteer wat je de volgende keer anders doet. Een eerste aangifte kost een middag; de vierde kost een kwartier, als de administratie in het kwartaal zelf is bijgehouden. Dat is het hele geheim, en het is geen geheim.

• Aangifte, bevestiging, onderbouwing en betaalbewijs bewaren: zeven jaar.
• De btw van het volgende kwartaal apart zodra hij binnenkomt.
• De eerste keer een middag, de vierde een kwartier.

Bronnen

Nagelopen op 5 september 2026. Het rekenvoorbeeld en de rubrieken komen van de Belastingdienst; de datums zijn die van 2026. De toelichting per rubriek staat in de brochure bij de digitale aangifte omzetbelasting van de Belastingdienst.

• Belastingdienst, ik moet btw-aangifte doen, hoe vul ik die in
• Belastingdienst, wanneer moeten mijn btw-aangifte en betaling binnen zijn
• Belastingdienst, tarieven en vrijstellingen
• Belastingdienst, aangiftetijdvak voor de btw

Verder lezen

Drie plekken die hierop aansluiten.