Wat je administratie wettelijk moet bevatten, en hoe lang je het bewaart
Je bewaart je administratie zeven jaar, en gegevens over onroerende zaken tien jaar. Tot de administratie horen in elk geval het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie als je die hebt. Daar komt alles bij wat nodig is om te controleren wat je hebt aangegeven: facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en je urenregistratie. De termijn begint te lopen zodra een gegeven niet meer actueel is, en digitaal bewaren mag, zolang het leesbaar en controleerbaar blijft.
Dit artikel loopt door wat erin moet, hoe lang, wanneer de klok start, wat digitaal bewaren vraagt, wat controleerbaar betekent en hoe je het als maker inricht zonder er later spijt van te krijgen.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal of juridisch advies. basestep rekent en legt uit; jij dient zelf in. Twijfel je over jouw situatie, raadpleeg dan een adviseur.
Wat hoort er minimaal in je administratie?
Alles wat nodig is om je belastingaangiften te controleren. De Belastingdienst noemt een aantal onderdelen expliciet als basisgegevens:
- het grootboek, de samenvatting van al je boekingen per rekening;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie: wie jou moet betalen, en wie jij moet betalen;
- de voorraadadministratie, als je voorraad hebt;
- de in- en verkoopadministratie, dus je inkoop- en je verkoopfacturen;
- de loonadministratie, als je personeel hebt.
Voor een eenmanszaak zonder personeel en zonder voorraad komt dat neer op: alle facturen die je stuurt, alle bonnen en facturen die je betaalt, je bankafschriften, je grootboek, en de stukken die je aangiften onderbouwen. Denk daarbij ook aan je urenregistratie als je het urencriterium wilt halen, je kilometerregistratie als je zakelijk rijdt, contracten en offertes, en de agenda of correspondentie waarmee je een zakelijke uitgave kunt uitleggen.
De regel is niet dat je alles bewaart, maar dat je bewaart waarmee de Belastingdienst kan nagaan of wat je aangaf klopt. Wie twijfelt of iets erbij hoort, stelt zich de vraag: kan ik zonder dit stuk uitleggen waarom dit bedrag in mijn aangifte staat? Zo niet, dan hoort het erbij.
- Basisgegevens: grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoop, voorraad, loon.
- Voor een eenmanszaak: facturen, bonnen, afschriften, grootboek en de onderbouwing van je aangiften.
- Ook: uren, kilometers, contracten, offertes en wat een uitgave verklaart.
Hoe lang bewaar je het?
Zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaartermijn voor de basisgegevens en voor alles wat je aangiften onderbouwt, en hij staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken geldt tien jaar, omdat de btw op een pand over een langere periode herzien kan worden. Verkoop je via de Unieregeling of de invoerregeling voor webwinkels aan consumenten in andere EU-landen, dan geldt daarvoor ook tien jaar.
Over andere gegevens dan de basisgegevens kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere termijn, en ook over de vorm waarin je bewaart. Zonder afspraak geldt zeven jaar voor alles wat bij de administratie hoort. In de praktijk is de veiligste keuze: alles zeven jaar, panden tien, en niets weggooien waarvan je niet zeker weet dat de termijn voorbij is.
Andere wetten kunnen langere termijnen kennen, bijvoorbeeld voor personeelsdossiers of medische gegevens; die vallen buiten dit artikel. Voor een eenmanszaak met een AI-project zijn zeven en tien de getallen die tellen.
- Zeven jaar voor de administratie; artikel 52 AWR.
- Tien jaar voor onroerende zaken en voor de Unieregeling.
- Kortere termijnen alleen in overleg met de Belastingdienst.
Wanneer begint de termijn te lopen?
Als een gegeven niet meer actueel is. Zolang iets nog gebruikt wordt in je administratie, hoort het erbij en loopt de termijn niet. Pas als de actualiteitswaarde vervalt, begint de bewaartermijn. De Belastingdienst geeft het voorbeeld van een contract: een huurcontract van vier jaar bewaar je zeven jaar na afloop van die vier, dus elf jaar in totaal.
Voor een factuur betekent dat in de praktijk: zeven jaar na afloop van het boekjaar waarin hij thuishoort, want in dat boekjaar was hij actueel. Een factuur uit maart 2026 bewaar je dus tot en met het einde van 2033. Voor een bedrijfsmiddel dat je afschrijft, loopt de termijn pas vanaf het moment dat het is afgeschreven of verkocht, want tot dan komt het elk jaar terug in je aangifte.
De eenvoudige regel voor wie niet per stuk wil rekenen: gooi niets weg wat jonger is dan acht boekjaren, en houd van alles wat langer meegaat (contracten, bedrijfsmiddelen, panden) de einddatum apart bij.
- De klok start als het gegeven niet meer actueel is.
- Een factuur: zeven jaar na het boekjaar waarin hij thuishoort.
- Iets wat langer meegaat: zeven jaar na het einde ervan.
Mag het digitaal, en wat zijn dan de eisen?
Ja. Je mag je administratie digitaal bewaren, en je mag papieren stukken omzetten naar een digitale vorm. Daar horen drie voorwaarden bij: de omzetting is juist en volledig, de gegevens blijven de hele termijn beschikbaar, en ze zijn binnen redelijke tijd leesbaar en controleerbaar te maken. Het gaat de Belastingdienst niet om het papier maar om de informatie erop, en om de zekerheid dat die informatie niet is veranderd.
Dat stelt drie eisen aan je manier van bewaren. De eerste is dat je het kunt terugvinden: een map met vijfduizend bestanden die scan.pdf heten, is bewaard maar niet controleerbaar. De tweede is dat het blijft bestaan: een back-up die je een keer hebt teruggezet, en niet alleen op de laptop die je over vier jaar vervangt. De derde is dat het leesbaar blijft: gangbare bestandsformaten, en geen software die over zeven jaar niet meer bestaat om het te openen.
Wie een boekhoudpakket of een administratieplatform gebruikt, heeft daar meestal een export voor, en de vraag die je stelt voordat je kiest is: kan ik mijn hele administratie eruit halen in een vorm die ik zonder dit pakket kan lezen? Het begrip XAF-auditfile op deze site gaat over de standaardvorm waarin dat kan.
- Digitaal mag, ook omgezet van papier, als het juist, volledig en beschikbaar blijft.
- Terugvindbaar, blijvend (back-up teruggezet) en leesbaar in gangbare formaten.
- Vraag aan elk pakket vooraf: kan het er compleet uit.
Wat betekent controleerbaar?
Dat de Belastingdienst bij een controle binnen een redelijke termijn kan nagaan of je aangiften kloppen, aan de hand van wat je bewaard hebt. Dat vraagt drie dingen die met bewaren op zich weinig te maken hebben. Elke boeking is terug te voeren op een stuk: een factuur, een bon, een afschrift. De stukken zijn niet achteraf veranderd. En het geheel sluit: wat er op de bank binnenkwam staat ook in je omzet, en wat je aan kosten aftrok staat op een bon.
Voor facturen betekent dat onder meer dat een verstuurde factuur niet meer verandert. Was hij fout, dan stuur je een creditfactuur en een nieuwe; je past de oude niet aan. Dat is geen formaliteit maar de kern van controleerbaarheid: een reeks opeenvolgende, onveranderde facturen is het bewijs dat er niets is weggelaten. Het artikel over wat er op een factuur moet staan gaat daarop door.
En het betekent dat je administratie op tijd bij is. Een schoenendoos met bonnen die je in april alsnog verwerkt, is technisch bewaard, maar wie in een controle moet uitleggen waarom een uitgave van veertien maanden geleden zakelijk was, staat zwak. Een kwartier per week in het jaar zelf is minder werk dan een weekend in april.
- Elke boeking herleidbaar tot een stuk, en de stukken onveranderd.
- Verstuurde facturen veranderen nooit; fout is een creditfactuur en een nieuwe.
- Op tijd bij, want uitleggen achteraf is het zwakke punt.
Hoe richt je het in als maker met een AI-project?
Begin bij de bron van je administratie: je bankrekening en je facturen. Een aparte zakelijke rekening maakt dat elk afschrift in zijn geheel bij de administratie hoort, zonder zoekwerk naar wat privé was. Facturen stuur je uit één systeem, met opeenvolgende nummers, en dat systeem bewaart ze; je e-mail is geen archief. Bonnen fotografeer je op de dag zelf en zet je bij de uitgave, met een woord over waarvoor het was.
Denk ook aan wat er in je project zelf gebeurt. Als je product betalingen ontvangt, zit een deel van je administratie in je database: bestellingen, betalingen, facturen aan klanten. Die gegevens vallen onder dezelfde bewaarplicht van zeven jaar, ook als een klant vraagt om verwijdering; dat zeg je dan in je privacyverklaring. Houd ze in een aparte tabel of een aparte export, zodat je ze kunt bewaren terwijl je de rest opruimt. Het artikel over de database beschrijft dat onderscheid.
En maak één keer per jaar een afgesloten export van het hele jaar, in een gangbaar formaat, op een plek buiten het pakket en buiten je laptop. Dat is je bewaarplicht in één handeling, los van welk pakket je over vijf jaar gebruikt. De administratie in basestep is gebouwd om dat te kunnen: alles exporteerbaar, ook als je weggaat.
- Aparte rekening, facturen uit één systeem, bonnen op de dag zelf.
- Administratie in je database: zeven jaar bewaren, apart van wat je opruimt.
- Elk jaar een afgesloten export buiten het pakket en buiten je laptop.
Bronnen
Nagelopen op 5 september 2026. De termijnen en de basisgegevens komen van de Belastingdienst; de wettelijke grondslag staat in het begrip bewaarplicht op deze site.
Verder lezen
Drie plekken die hierop aansluiten.
Van eerste prompt tot aangifte.
Het platform opent later. Vragen of opmerkingen kun je mailen naar info@basestep.io.