Wat er verplicht op een factuur moet staan

Welke gegevens zijn verplicht?

De Belastingdienst noemt ze op zijn pagina over factuureisen:

• je volledige naam en die van je afnemer, en van allebei het volledige adres;
• je btw-identificatienummer, en je KVK-nummer als je bij KVK bent ingeschreven;
• de datum waarop de factuur is uitgereikt, en een factuurnummer;
• een beschrijving en de hoeveelheid van de geleverde goederen, of de aard en omvang van de diensten;
• de datum waarop is geleverd;
• het bedrag zonder btw, het btw-tarief dat van toepassing is, en het btw-bedrag.

Bij meerdere tarieven op één factuur splits je het bedrag zonder btw per tarief, met per tarief het btw-bedrag. Kortingen die je geeft vermeld je ook, zodat het bedrag waarover btw is berekend te volgen is. En de factuur is in euro's, of in een andere valuta met het btw-bedrag in euro's erbij.

Met adres wordt het echte adres bedoeld waar je werkt, niet alleen een postbus. Het btw-identificatienummer is het nummer dat begint met NL en eindigt op B en twee cijfers; dat is een ander nummer dan je omzetbelastingnummer, dat je alleen in het contact met de Belastingdienst gebruikt. Het begrip factuurvereisten op deze site geeft de vindplaats in de Wet op de omzetbelasting.

• Wie: naam en adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer.
• Wanneer en welke: factuurdatum, opeenvolgend nummer, leverdatum.
• Wat en hoeveel: omschrijving, hoeveelheid, bedrag zonder btw, tarief, btw-bedrag.

Waarom staan ze erop, en wat gaat er mis zonder?

Omdat een factuur twee kanten heeft. Voor jou is hij het bewijs van je omzet en van de btw die je hebt berekend. Voor je klant is hij het bewijs waarmee hij de btw die hij aan jou betaalde als voorbelasting aftrekt. Een factuur die niet aan de eisen voldoet, is voor die aftrek geen geldige factuur, en dan kan de Belastingdienst de aftrek bij je klant weigeren. Dat is de reden dat zakelijke klanten soms om een nieuwe factuur vragen als er iets ontbreekt: het gaat om hun geld.

Elk onderdeel heeft een functie. De namen en adressen zeggen tussen wie de levering plaatsvond. Het btw-identificatienummer zegt dat jij een btw-ondernemer bent die deze btw ook afdraagt. Het nummer en de datum maken de factuur uniek en plaatsen hem in een tijdvak. De leverdatum bepaalt in welk tijdvak de btw thuishoort als die afwijkt van de factuurdatum. De omschrijving maakt controleerbaar of het tarief klopt en of het een zakelijke uitgave was. En de splitsing in bedrag, tarief en btw laat de rekensom zien.

Zonder die onderdelen is de factuur niet ongeldig als vordering (je klant moet nog steeds betalen), maar wel ongeldig als btw-document. Voor een maker die aan bedrijven levert, is dat verschil de reden om het één keer goed in te richten.

• Voor jou het bewijs van omzet, voor je klant het bewijs voor de aftrek.
• Elk onderdeel maakt iets controleerbaar: wie, wanneer, wat, welk tarief.
• Onvolledig is geen ongeldige vordering, wel een ongeldig btw-document.

Hoe werkt de nummering, en waarom verandert een factuur nooit meer?

Factuurnummers zijn opeenvolgend en uniek: elke nieuwe factuur krijgt het volgende nummer in de reeks, zonder gaten en zonder dubbelen. Je mag meerdere reeksen hebben, bijvoorbeeld per jaar, zolang elke reeks doorloopt. Het doel is dat een controleur kan zien dat er niets is weggelaten: een gat in de reeks is een vraag, een dubbel nummer is een probleem.

Daaruit volgt de tweede regel: een verstuurde factuur verandert niet meer. Was hij fout, dan maak je hem niet aan te passen, maar stuur je een creditfactuur die de oude tegenboekt en daarna een nieuwe, correcte factuur met een nieuw nummer. Zo blijft de reeks compleet en blijft zichtbaar wat er is gebeurd. Een factuur die je achteraf wijzigt, is voor de administratie van je klant een ander document dan hij ontving, en dat is precies wat controleerbaarheid onmogelijk maakt.

Een factuurprogramma dat een verstuurde factuur vergrendelt en alleen nog een creditfactuur toestaat, dwingt dit af. Wie factureert vanuit een tekstverwerker, moet het zelf bewaken, en dat gaat op een dag mis.

• Opeenvolgend en uniek, zonder gaten; meerdere reeksen mag.
• Verstuurd is definitief: fout wordt een creditfactuur plus een nieuwe.
• Een systeem dat vergrendelt, bewaakt dit voor je.

Wanneer mag een vereenvoudigde factuur?

Als het factuurbedrag 100 euro of lager is, inclusief btw. Dan hoef je minder gegevens te vermelden; de Belastingdienst beschrijft op zijn pagina over factuureisen welke gegevens dan minimaal nodig zijn. In de praktijk gaat het om de kassabon of de eenvoudige factuur voor kleine bedragen, waarop in elk geval jouw gegevens, de datum, wat er geleverd is en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen staan.

Voor een maker die diensten levert aan bedrijven komt dit zelden voor: de meeste facturen zijn hoger dan 100 euro, en een zakelijke klant wil bovendien altijd een volledige factuur voor zijn aftrek. Lever je kleine bedragen aan particulieren, bijvoorbeeld een abonnement van enkele euro's per maand, dan is de vereenvoudigde factuur wel relevant. En dan is de eerste vraag of je überhaupt een factuur moet uitreiken: aan particulieren is dat in veel gevallen niet verplicht.

Ook een vereenvoudigde factuur hoort in je administratie, met een nummer, en ook daarvoor geldt de bewaarplicht.

• Tot en met 100 euro inclusief btw: minder gegevens verplicht.
• Zakelijke klanten willen toch een volledige factuur voor hun aftrek.
• Ook vereenvoudigd: nummeren en bewaren.

Welke vermeldingen horen er in bijzondere gevallen bij?

Reken je geen btw omdat de btw naar je klant is verlegd, bijvoorbeeld bij een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land, dan vermeld je dat op de factuur. Zet er ook het btw-identificatienummer van je klant bij: zonder dat nummer kun je de verlegging niet toepassen. Lever je iets wat is vrijgesteld van btw, dan vermeld je dat het om een vrijgestelde prestatie gaat. En doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan staat er geen btw op je factuur en is het gebruikelijk te vermelden dat je die regeling toepast, zodat je klant begrijpt waarom.

Voor leveringen aan bedrijven in andere EU-landen geldt bovendien dat het btw-identificatienummer van je afnemer verplicht is, en dat je die leveringen opgeeft in de opgaaf intracommunautaire prestaties. Dat is een apart onderwerp, en de begrippen verlegde btw en ICP-opgave op deze site behandelen het.

De regel achter al deze vermeldingen is dezelfde: als er iets afwijkt van de gewone situatie (Nederlandse klant, Nederlandse btw), zegt de factuur wat er afwijkt en waarom. Dat maakt hem controleerbaar voor beide kanten.

• Verlegd: vermelden, met het btw-identificatienummer van je klant.
• Vrijgesteld: vermelden dat het vrijgesteld is.
• Kleineondernemersregeling: geen btw, wel de vermelding.

Wanneer moet de factuur de deur uit, en hoe bewaar je hem?

Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 20 september, dan moet de factuur uiterlijk 15 oktober zijn uitgereikt. Dat is een wettelijke termijn uit de Wet op de omzetbelasting, en het begrip factuurvereisten geeft de vindplaats. In de praktijk factureer je eerder: hoe korter na de levering, hoe sneller je betaald wordt, en hoe kleiner de kans op discussie over wat er geleverd is.

Bewaren doe je zeven jaar, als onderdeel van je administratie, samen met de creditfacturen en de onderbouwing. Digitaal mag, zolang de factuur leesbaar en onveranderd blijft; een PDF die je systeem bij het versturen heeft vastgezet, voldoet daaraan. Wie factureert via een factuurprogramma, heeft dat archief automatisch; wie het via e-mail doet, bewaart de verstuurde bestanden apart, want een mailbox is geen administratie.

En stuur de factuur in een vorm die je klant kan verwerken. Voor steeds meer zakelijke klanten is dat naast de PDF ook een e-factuur in een gestructureerd formaat, die hun boekhouding rechtstreeks inleest. Het begrip e-factuur legt uit wat dat is en wanneer het verplicht wordt.

• Uiterlijk de vijftiende van de maand na de levering; eerder is beter.
• Zeven jaar bewaren, leesbaar en onveranderd; een mailbox is geen archief.
• PDF, en waar de klant het kan: een e-factuur.

Bronnen

Nagelopen op 5 september 2026. De lijst komt letterlijk van de Belastingdienst; de wettelijke vindplaatsen staan in het begrip factuurvereisten op deze site.

• Belastingdienst, factuureisen
• Belastingdienst, verplichte gegevens op uw factuur

Verder lezen

Drie plekken die hierop aansluiten.