Hoe werkt de jaarafsluiting?
Een periodeslot per btw-tijdvak doet een ding heel goed: het voorkomt dat een boeking in een al ingediend tijdvak nog verandert. Dat is de zwaarste bewijsrechtelijke eis en zij is met zo een slot afgedekt. Wat een tijdvakslot niet doet, is het jaar zelf vastzetten, want de posten die niet aan de btw hangen, zoals afschrijvingen, overlopende posten en de doorlopende standen, vallen er buiten.
De eindbalans is van de vijf onderdelen het belangrijkste, en de reden is de doorwerking. De eindbalans van dit jaar is de beginbalans van volgend jaar. Ligt zij niet als momentopname vast, dan kan een wijziging in jaar een stil doorwerken in jaar twee, en merk je dat pas wanneer twee jaren niet meer op elkaar aansluiten. Voor een eenmanszaak is de vermogensvergelijking het sterkste controlemiddel dat er is, en een vergelijking zonder beginvermogen is geen vergelijking.
De onderdelen die over jaren doorlopen zijn de stille valstrik. Een zelfstandigenaftrek die je in een verliesjaar niet kon gebruiken, een verlies dat nog verrekend moet worden en de teller voor de startersaftrek: die drie leven per jaar van ontstaan en niet als een saldo. Wie ze niet per jaar vastlegt, kan later niet meer aantonen waar een stand vandaan komt.
Waar staat de jaarafsluiting in de wet?
Voor dit begrip is er geen wettelijke grondslag om naar te verwijzen, en dat is geen omissie maar de stand van zaken. Het is een begrip uit de boekhoudpraktijk, geen wettelijke verplichting met een eigen artikel.
Wat er wel geldt, staat een niveau hoger: je administratie moet volgens artikel 52 AWR binnen redelijke termijn controleerbaar zijn. Hoe je dat inricht, schrijft de wet niet voor.
Wat doet basestep met de jaarafsluiting?
Je btw-tijdvakken gaan op slot als je ze hebt ingediend, en dat slot gaat alleen vooruit. Daardoor verandert een ingediend kwartaal niet meer. Wat er nog niet is, is een jaarafsluiting die het hele jaar vergrendelt met een eindbalans erbij. Tot die er is zegt het platform nergens dat een jaar af is, en dat is met opzet.
Alle berekeningen, uitleg en signalen in basestep zijn rekenondersteuning en instructie, geen fiscaal of juridisch advies. Bedragen zijn ramingen op basis van je eigen invoer; de Belastingdienst stelt de aanslag vast.
Waar gaat het mis bij de jaarafsluiting?
Twee fouten die je in de praktijk het vaakst tegenkomt bij dit begrip, met wat ze je kosten.
Een jaar af noemen omdat de kwartalen zijn ingediend
Ingediende btw-tijdvakken zeggen iets over de btw en niets over je balans. De afschrijvingen, de overlopende posten en de doorlopende standen zitten niet in die tijdvakken.
De eindbalans niet vastleggen
Zonder momentopname is de beginbalans van volgend jaar afhankelijk van wat er vandaag in het systeem staat. Een correctie in het oude jaar schuift dan ongemerkt door naar het nieuwe.
Doorlopende standen als saldo bewaren
Een niet-gerealiseerde aftrek of een verlies leeft per jaar van ontstaan. Bewaar je alleen het totaal, dan kun je later niet meer laten zien welk jaar welk deel leverde.
Verder lezen
Drie plekken waar dit begrip aan vastzit, binnen deze bank en daarbuiten.