Hoe werkt de e-factuur?
Het verschil tussen een e-factuur en een gemailde PDF zit in wie de factuur leest. Bij een PDF leest een mens de bedragen en typt ze over of laat ze door een herkenningsprogramma raden. Bij een e-factuur staan het factuurnummer, de datum, de regels, de tarieven en de bedragen in vaste velden, en kan de administratie van je klant ze direct verwerken. Dat scheelt niet alleen tijd, het scheelt ook de fouten die bij overtypen ontstaan.
UBL is de taal waarin die velden staan; NLCIUS is de Nederlandse invulling die zegt welke velden verplicht zijn en hoe ze gebruikt worden. In de praktijk lever je beide vormen: het gegevensbestand voor de software van je klant, en een leesbare weergave voor de mens die hem toch even wil bekijken. Die dubbele vorm is geen luxe maar volgt uit de eis dat de factuur leesbaar moet blijven zolang je haar moet bewaren.
Versturen is een aparte stap. Peppol is een netwerk waarop partijen elkaars e-facturen kunnen afleveren, en daar hoort een aansluiting bij. Een factuur in UBL kunnen maken en die via Peppol kunnen versturen zijn dus twee verschillende dingen, en alleen het eerste is nodig om elektronisch te kunnen factureren met een klant die het bestand gewoon van je aanneemt.
Waar staat de e-factuur in de wet?
Deze vindplaatsen komen uit de vakdossiers die op 24 augustus 2026 zijn nagelopen. Let op het verschil dat in een geschil groot wordt: een wetsartikel bij een waarde is een vindplaats van die waarde en geen onderbouwing van de toepassing in jouw situatie.
- artikel 35b Wet OB 1968eist dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur gewaarborgd zijn vanaf de uitreiking tot het einde van de bewaartermijn
De links gaan naar de wettekst op wetten.overheid.nl, in de versie die op 24 september 2026 gold.
Wat doet basestep met de e-factuur?
Elke factuur die je vaststelt komt er in twee vormen uit: een PDF om te lezen en een UBL-bestand om in te lezen, met de NLCIUS-basis eronder. Beide zitten ook in je vertrekbundel, zodat je ze houdt als je stopt. Wat er niet is, is verzending via Peppol; dat staat bewust op de lijst van dingen die het platform niet doet.
Alle berekeningen, uitleg en signalen in basestep zijn rekenondersteuning en instructie, geen fiscaal of juridisch advies. Bedragen zijn ramingen op basis van je eigen invoer; de Belastingdienst stelt de aanslag vast.
Waar gaat het mis bij de e-factuur?
Twee fouten die je in de praktijk het vaakst tegenkomt bij dit begrip, met wat ze je kosten.
Een PDF een e-factuur noemen
Een gemailde PDF is een digitale factuur en geen elektronische in de bedoelde zin. Vraagt een klant om een e-factuur, dan bedoelt hij het gegevensbestand, en die twee door elkaar halen kost een afgekeurde inzending.
Alleen het gegevensbestand bewaren
De leesbaarheid moet gewaarborgd blijven tot het einde van je bewaartermijn. Een bestand dat je over zeven jaar zonder de juiste software niet meer kunt tonen, voldoet daar niet vanzelf aan.
Maken en versturen verwarren
Een factuur in UBL kunnen aanmaken zegt niets over een Peppol-aansluiting. Wie een aanbesteding binnenhaalt waarbij Peppol verplicht is, heeft aan het bestand alleen niet genoeg.
Verder lezen
Drie plekken waar dit begrip aan vastzit, binnen deze bank en daarbuiten.