Hoe werkt RGS?
De koppeling is een vertaling en geen vervanging. Je houdt je eigen rekeningnummers en je eigen omschrijvingen; je hangt er alleen een code aan die buiten jouw administratie betekenis heeft.
Het nut wordt pas zichtbaar bij overdracht. Zolang je alles in één pakket doet, merk je er niets van. Zodra je exporteert naar een adviseur, overstapt naar een ander systeem of een rapportage moet aanleveren, is een leeg codeveld het verschil tussen inlezen en overtypen.
In een auditfile hangen de codes aan de grootboekrekening in optionele velden. Optioneel betekent hier dat het bestand ook zonder geldig is, niet dat het zonder even bruikbaar is.
Waar staat RGS in de wet?
Voor dit begrip is er geen wettelijke grondslag om naar te verwijzen, en dat is geen omissie maar de stand van zaken. Het is een begrip uit de boekhoudpraktijk, geen wettelijke verplichting met een eigen artikel.
Wat er wel geldt, staat een niveau hoger: je administratie moet volgens artikel 52 AWR binnen redelijke termijn controleerbaar zijn. Hoe je dat inricht, schrijft de wet niet voor.
Wat doet basestep met RGS?
De koppeling van het rekeningschema aan RGS-codes hoort bij de auditfile-export en staat samen daarmee op de planning. Het schema van basestep is klein en vast, wat de koppeling eenvoudiger maakt dan bij een schema dat elke gebruiker zelf inricht.
Alle berekeningen, uitleg en signalen in basestep zijn rekenondersteuning en instructie, geen fiscaal of juridisch advies. Bedragen zijn ramingen op basis van je eigen invoer; de Belastingdienst stelt de aanslag vast.
Waar gaat het mis bij RGS?
Twee fouten die je in de praktijk het vaakst tegenkomt bij dit begrip, met wat ze je kosten.
Lege codes negeren tot de overstap
Op het moment dat je overstapt, is het te laat om nog rustig te koppelen. Een leeg codeveld kost dan handwerk bij de ontvanger.
Codes raden
Een code die er ongeveer op lijkt, levert een vertaling op die ongeveer klopt. Bij een rapportage aan een bank is dat een probleem.
Verder lezen
Drie plekken waar dit begrip aan vastzit, binnen deze bank en daarbuiten.